Tu się mówi, jak jest

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur w formie elektronicznej. Jego celem jest uproszczenie obiegu dokumentów i uszczelnienie systemu podatkowego. Mimo że brzmi to technicznie, wokół KSeF narosło już sporo mitów — od opowieści o „ciągłej kontroli skarbówki”, po przekonanie, że „od 2026 roku wszystko się wywróci”. I właśnie to jest największy problem z KSeF: nie sam system, tylko to, co ludzie o nim sobie dopowiadają. To trochę jak ze skrzyżowaniem, po którym wszyscy jeździli na pamięć. Dalej dojedziesz do celu, tylko teraz musisz patrzeć na znaki.

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to obowiązkowy system wystawiania i odbierania faktur w Polsce, który od 2026 roku obejmie większość przedsiębiorców. W teorii ma uprościć rozliczenia. W praktyce wywołuje więcej pytań niż odpowiedzi — zwłaszcza wtedy, gdy nikt nie chce zapytać i wyjść na „tego, który nie ogarnia”. Czy każdy musi się uwierzytelniać osobno? Czy da się poprawić fakturę, która już poszła do KSeF? Czy za literówkę grozi kara? I czy skarbówka naprawdę widzi wszystko w czasie rzeczywistym? W tym artykule zebraliśmy najczęściej zadawane pytania o KSeF i odpowiadamy na nie wprost — krótko, konkretnie i po ludzku. Bez urzędniczej nowomowy. Bez straszenia. Z lekką ironią, bo KSeF to system państwowy, ale przedsiębiorcy nadal są ludźmi.

Działalność nierejestrowana to najprostsza forma dorabiania, w której nie zakładasz firmy — dopóki Twoje przychody mieszczą się w ustawowym limicie. Brzmi jak „biznes na miękko”, ale od 2026 roku nawet taki model trafia pod lupę KSeF. Bo mimo że formalnie nie jesteś przedsiębiorcą, ustawa o VAT widzi w Tobie pełnoprawnego podatnika. W tym artykule pokażemy, jak pogodzić te dwa światy — luzu i fiskusa.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku i obejmie faktury w obrocie B2B – czyli między przedsiębiorcami. Oznacza to, że wszystkie firmy w Polsce będą musiały wystawiać, wysyłać i odbierać faktury w formie elektronicznej, przez centralny system Ministerstwa Finansów. KSeF zastąpi faktury papierowe i PDF, wprowadzając jednolity obieg dokumentów, pełną kontrolę nad VAT-em i automatyzację rozliczeń. Brzmi groźnie? Spokojnie. Zobacz, co się zmieni, kogo to dotyczy i jak przygotować się do 1 lutego 2026, żeby nie obudzić się z ręką w… fakturze w PDF.

Faktury wystawiane Tobie przez kontrahentów zagranicznych (z UE i spoza UE) nie podlegają obowiązkowi przesyłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zatem do KSeF nie trafią, a Ty ich z KSeF nie pobierzesz. Natomiast jeśli Ty - polski przedsiębiorca - wystawiasz fakturę zagranicznemu kontrahentowi, musisz ją wysłać do KSeF i jednocześnie musisz ją dostarczyć kontrahentowi jakimś innym kanałem, np. wysłać PDF e-mailem. Niby "krajowy" system e-Faktur, a jednak...

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to platforma Ministerstwa Finansów, która ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur w Polsce. Od 2026 roku będzie to obowiązkowy system dla firm, a jego celem jest uszczelnienie VAT, uproszczenie kontroli i automatyzacja obiegu dokumentów.

Od stycznia 2026 roku wzrosną składki ZUS dla młodych firm, bo płaca minimalna podniesiona zostanie do 4806 zł brutto. Preferencyjne składki społeczne wyniosą wtedy 456,19 zł miesięcznie, czyli o 13 zł więcej niż w 2025 roku. Dużo mocniej wzrośnie składka zdrowotna – liczona już od pełnej płacy minimalnej, a nie 75%, jak dotąd. Podwyżka społecznych to koszt paczki czipsów w kinie. Ale zdrowotna? To już raczej bilet VIP na siłownię – obowiązkowy, bez możliwości rezygnacji.

Działalność nierejestrowana to prowadzenie drobnego biznesu bez rejestracji w CEIDG i bez płacenia ZUS-u – pod warunkiem, że nie przekroczysz ustawowego limitu przychodów.Od 2026 roku limit będzie liczony kwartalnie (225% minimalnej płacy) zamiast miesięcznie (75%). To oznacza mniej matematyki, więcej luzu i spokój dla tych, którzy zarabiają sezonowo.

Od 1 lutego 2026 roku w Polsce wchodzi w życie KSeF – Krajowy System e-Faktur.
Oficjalnie to „narzędzie do wystawiania i przechowywania faktur w wersji elektronicznej”.
Nieoficjalnie – Facebook dla faktur – wrzucasz, oznaczasz, a Skarbówka lajkuje bez ograniczeń. Czy warto się bać? Tak, jeśli Twoją strategią na prowadzenie firmy jest „może się uda”.
Ale spokojnie – w tym tekście pokażemy, co to jest KSeF, jak działa i jak przygotować się do obowiązkowego systemu e-faktur.

Understand and apply GTU codes in JPK_V7 with our guide. Learn about the latest changes in 2023 and how they may affect your business!

Managing multiple online stores can be a challenge, but by integrating aleFaktura with Baselinker, the invoicing process becomes simpler and more automated. Learn how these two tools can work together to make it easier for you to manage your online business. Keep reading to learn more about the benefits of this integration and how to set it up for your business.

The new iteration of the Labor Code introduces significant changes aimed at improving the work-life balance of employees. We present the most important modifications introduced in April 2023.