How to send an invoice to KSeF?

Wśród przeróżnych – mniej lub bardziej komplikujących życie polskim przedsiębiorcom pomysłów, prym ostatnio wiedzie KSeF – ucieleśnienie pragnień naszego Ministerstwa Finansów i jednocześnie drzazga w… pięcie właścicieli firm. KSeF – niczym Wielki Brat od faktur – będzie miał oko na bieżący obrót gospodarczy w kraju i żaden, choćby najmniejszy VAT się przed nim nie ukryje.

1. KSeF – co to jest?
2. Co to jest e-Faktura?
3. Czy muszę korzystać z KSeF?
4. Jak wysłać fakturę do KSeF?
   1. Obsługa KSeF w programie do faktur
5. Jak uruchomić obsługę KSeF w aleFaktury?
6. Jak wysłać fakturę do KSeF?
   1. Numer KSeF
7. Faktury kosztowe – jak je pobrać z KSeF?

KSeF – co to jest?

Krajowy System e-Faktur – KSeF to sposób na ujednolicenie generowanych przez naszych rodzimych przedsiębiorców faktur. Zgodnie z założeniami KSeF będzie jeden ustrukturyzowany wzór e-Faktury obowiązujący wszystkich przedsiębiorców, a każdą e-fakturę wystawca będzie zobowiązany wysłać do KSeF. Faktura wysłana do KSeF uznana będzie za fakturę dostarczoną do nadawcy. Dotyczy to także korekt. Obowiązkiem nadawcy będzie pobranie dokumentu z bazy KSeF. Oznacza to, że sprzedawca nie będzie zobowiązany do przekazywania faktury kontrahentowi – ani w wersji papierowej, ani w elektronicznej (rozumianej w dotychczasowy sposób, np. jako faktury wysłanej klientowi e-mailem).

Uwaga: Dotyczy to zarówno dokumentów generowanych w sprzedaży B2B, jak i B2C.

KSeF zwolni przedsiębiorców z obowiązku przechowywania faktur przez 5 lat. Wszystkie dokumenty będą bowiem w jednej bazie danych.

Co to jest e-Faktura?

Dziś w obrocie gospodarczym funkcjonują zarówno dokumenty papierowe, jak i faktury wysyłane w formie linków, załączników PDF bądź elektronicznych obrazów faktur. Chociaż nazywamy je fakturami elektronicznymi, nie są one e-fakturami w myśl wymagań KSeF. KSeF zakłada, że e-faktury będą miały ustrukturyzowaną budowę i będą przekazywane w formie pliku XML, którego budowę szczegółowo określa ministerstwo.

Czy muszę korzystać z KSeF?

Rok 2022 i 2023 to okres dobrowolnego korzystania z KSeF. Obowiązek nastąpi wraz z 1 stycznia 2024r. i obejmie wszystkich – bez względu na branżę, wielkość firmy i osobowość prawną. Daje to przedsiębiorcom czas na przygotowanie się do wdrożenia w firmach obsługi KSeF. KSeF to nie postanowienie noworoczne, nie odkładaj wdrożenia w nieskończoność. Oponka na plaży nie pociągnie za sobą konsekwencji skarbowych w przeciwieństwie do niewdrożenia KSeF...

Jak wysłać fakturę do KSeF?

Ponieważ KSeF jest rozwiązaniem wprowadzonym przez rząd, rząd wyposaża nas w narzędzie niezbędne do obsługi tego systemu. Co ważne, są to narzędzia bezpłatne: Strefa testowa KSeF

Obsługa KSeF w programie do faktur

Najwygodniej byłoby wysyłać faktury do KSeF wprost z oprogramowania do faktur - po wygenerowaniu dokumentu jednym kliknięciem przekazać go do KSeF wraz z ewentualną informacją dodatkową wysyłaną do odbiorcy faktury. aleFaktury – aplikacja do wystawiania faktur online – już została wyposażona w obsługę KSeF.

Decydując się na obsługę KSeF za pośrednictwem dedykowanej aplikacji stworzonej komercyjnie, dajesz sobie także poczucie bezpieczeństwa. To dostawca oprogramowania zapewnia Tobie działającą integrację, a Ty nie jesteś zdany na intuicyjność rządowych rozwiązań. Dostawcy komercyjnemu będzie zależało na zadowolonych klientach, a temu drugiemu dostawcy…? Sam sobie odpowiedz.

Jak uruchomić obsługę KSeF w aleFaktury?

1. Z menu Użytkownik należy wybrać Ustawienia, a następnie Krajowy System eFaktur (KSeF).
2. Zaczynamy od włączenia usługi KSeF (należy zaznaczyć opcję: Obsługa KSeF) i wprowadzenia swojego tokenu autoryzacyjnego. Token uzyskać można na stronach MF.
3. W kolejnym kroku możemy sprawdzić połączenie z KSeF.
4. Następnie ustalamy opcje konfiguracyjne. Możemy wybrać opcje:
   • Automatycznie oznaczaj faktury do wysłania w systemie KSeF w momencie ich zatwierdzania.
   • Wysyłaj faktury do systemu KSeF tylko dla kontrahentów, którzy wyrazili na to zgodę.
5. Możemy ustalić sposób importowania faktur zakupowych – można uruchomić automatyczny import faktur otrzymanych z systemu z KSeF.
6. Po skonfigurowaniu odpowiednich ustawień można wybrać serwer – uruchomić obsługę KSeF w środowisku testowym, środowisku DEMO lub produkcyjnym.
   • Środowisko testowe daje możliwość przetestowania integracji z KSeF po zalogowaniu się na dane testowe
   • Środowisko DEMO daje możliwość przetestowania integracji z KSeF po zalogowaniu się na dane Twojej firmy
   • Środowisko produkcyjne pozwala na uruchomienie integracji z KSeF.

Pamiętaj! Jeśli decydujesz się na testy obsługi KSeF, nie wprowadzaj do bazy danych prawdziwych faktur. W końcu to tylko testy…

Jak wysłać fakturę do KSeF?

Po włączeniu w aleFaktury obsługi KSeF, możesz wysyłać wygenerowane w aplikacji faktury do KSeF. Przejdź na listę dokumentów sprzedaży, zaznacz wybraną pozycję, a następnie kliknij: Wykonaj -> KSeF -> Oznacz do wysyłki.

Dokumenty zmienią status KSeF na: Oczekiwanie na wysłanie.

Faktury zostaną wysłane do KSeF po kilku minutach – aplikacja automatycznie uruchamia synchronizację z KSeF co kilkanaście minut. Po wysłaniu dokumentów do KSeF, faktury zmienią status na: Wysłany do KSeF, a po pozytywnej weryfikacji dokumentów przez ministerstwo na KSeF: Potwierdzony. Jeśli weryfikacja nie powiedzie się, faktury otrzymają status KSeF: Nie powiodło się.

Zamiast czekać na systemową synchronizację, można wywołać ją natychmiast:

Wykonaj -> KSeF -> Synchronizuj

Aplikacja aleFaktury umożliwia też ustawienie reguł, zgodnie z którymi po zakończeniu pracy nad fakturą i zmianie statusu dokumentu na Zatwierdzony, system nada fakturze status KSeF: Do wysyłki.

Uwaga: Faktury wystawiane w aleFaktury mają swoje statusy, np.: Zatwierdzony, W trakcie edycji. Są to statusy dokumentów wskazujące na etap prac nad dokumentem. Dla przykładu – status W trakcie edycji, mówi nam, że dokument jeszcze nie jest skończony, a status – Zatwierdzony, że prace nad nim się skończyły i nadany fakturze numer jest ostateczny. Obok statusów dokumentów funkcjonują także statusy faktur związane z obsługą KSeF:

• KSeF: Wysłany
• KSeF: Potwierdzony
• KSeF: Niewysłany
• KSeF: Oczekiwanie na wysłanie
• KSeF: Nie powiodło się.

Numer KSeF

Każda faktura, która przejdzie weryfikację KSeF otrzyma specjalny unikatowy numer KSeF. Numer ten będzie dostępny w widoku dokumentu z poziomu aleFaktury.

Faktury kosztowe – jak je pobrać z KSeF?

Jeśli włączysz obsługę KSeF w swojej przeglądarkowej aplikacji do faktur aleFaktury, nie będziesz musiał myśleć o imporcie Faktur zakupowych z KSeF. aleFaktury zrobi to za Ciebie. Aplikacja cyklicznie łączy się z KSeF – nie tylko wysyła wystawione przez Ciebie faktury ze statusem: KSeF: Gotowe do wysyłki, lecz także pobiera wystawione Tobie faktury, które Ty znajdziesz w swojej aplikacji w sekcji: Import KSeF/ Importowane. Myślałeś, że po kolejnej wersji Nowego Ładu, plików JPK, twardych lockdownach i rezygnacji Maryli z występu podczas Sylwestra Marzeń nic nie jest w stanie Cię zaskoczyć? Jak mało jeszcze wiesz…

Wpis ma charakter informacyjny. Po poradę prawną lub księgową udaj się do swojego prawnika/ biura rachunkowego.